Tipps für eine gute Stellenbeschreibung für Empfangskräfte

Der Empfang ist oft die erste Anlaufstelle für Kund:innen – telefonisch oder vor Ort. Wer hier professionell, freundlich und zuverlässig arbeitet, prägt den ersten Eindruck deines Unternehmens entscheidend mit.

Doch viele Unternehmen tun sich schwer, passende Empfangskräfte zu finden. Eine klare, ehrliche und strukturierte Stellenbeschreibung ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Besetzung – oder zur Entscheidung, diesen Bereich digital zu lösen.

Warum eine gute Stellenanzeige entscheidend ist

• Sie entscheidet, ob sich passende Bewerber:innen überhaupt angesprochen fühlen
• Sie filtert Unpassende automatisch aus
• Sie zeigt, wie professionell dein Unternehmen auftritt
• Sie signalisiert: Hier wird strukturiert und wertschätzend gearbeitet

Was in jede Stellenbeschreibung gehört

Eine gute Anzeige beantwortet folgende Fragen – klar, ehrlich und ohne Floskeln.

1. Aufgaben und Zuständigkeiten

Was soll die Person konkret übernehmen?

Beispiel:

• Freundlicher Empfang von Besucher:innen und Kund:innen
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Terminverwaltung und Kalendereinträge
• Posteingang/-ausgang
• Allgemeine administrative Aufgaben

Je klarer du formulierst, desto besser kann sich jemand vorstellen, ob die Aufgabe passt.

2. Anforderungen und Qualifikationen

Was muss die Person mitbringen – und was ist „nice to have“?

Beispiel:

• Freundliches und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent und eigenständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Telefon, PC und E‑Mail
• Erfahrungen im Empfang oder Service sind von Vorteil

Tipp: Trenne klar zwischen Muss‑ und Kann‑Kriterien.

3. Rahmenbedingungen und Vorteile

Was bietest du?

• Arbeitszeiten (z. B. Teilzeit / Vollzeit / Schichtmodell)
• Arbeitsort (Büro / Remote / Hybrid)
• Teamgröße, Einarbeitung, Entwicklungsmöglichkeiten
• Benefits (z. B. Weiterbildung, Fahrkostenzuschuss, moderne Technik)

Hier zählt Ehrlichkeit mehr als Hochglanzversprechen.

Beispiel‑Formulierung für die Anzeige

Empfangskraft (m/w/d) – Teilzeit, ab sofort

Wir suchen eine freundliche, zuverlässige Persönlichkeit für unseren Empfangsbereich. Du bist das erste Gesicht und die erste Stimme unseres Unternehmens – am Telefon wie vor Ort.

Deine Aufgaben:

• Telefonannahme und Terminplanung
• Organisation von Besucher:innen
• Allgemeine Verwaltung

Das bringst du mit:

• Souveränes Auftreten, sehr gute Sprachkompetenz
• Strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrungen im Empfang von Vorteil

Wir bieten:

• Ein familiäres Team
• Flexible Arbeitszeiten (vormittags)
• Moderne Tools (digitales Kalender‑ und Telefoniesystem)

Alternative: Empfang digital lösen

Die Realität: Viele Unternehmen tun sich schwer, geeignete Empfangskräfte zu finden – oder können sich dauerhaft keine volle Stelle leisten.

In diesen Fällen kann ein virtueller Telefonassistent wie HiDesk eine sinnvolle Alternative sein:

• Anrufannahme rund um die Uhr
• Automatische Terminvergabe oder Rückrufkoordination
• Kein Recruiting, keine Einarbeitung, keine Ausfallzeiten
• Klar definierte Prozesse und vollständige Gesprächsprotokolle

Gerade wenn du oft Stellen neu ausschreiben musst oder bei Krankheit/Urlaub Engpässe entstehen, lohnt sich ein Blick auf smarte Tools.

Fazit: Stellenbeschreibung als Entscheidungshilfe

Ob du jemanden einstellst oder auf digitale Hilfe setzt – eine gute Stellenbeschreibung hilft in jedem Fall:

• Du erkennst, was du wirklich brauchst
• Du sprichst gezielt passende Personen an
• Du strukturierst deinen Empfang neu – menschlich oder digital